Yhdistyksen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Olemme päivittäneet henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n mukaisen rekisteri- ja tietosuojaselosteen vastaamaan EU:n tietosuojadirektiiviä jo viime kesänä. Julkaisemme koko selosteen tässä.

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Board Professionals BPF Finland ry

Y-tunnus: 2471690-0

osoite: Kumpulantie 3, 00520 Helsinki

kotipaikka: Helsinki

 

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

sähköposti: marja.pajulahti (at) gmail.com

 

Henkilörekisterin nimi

Board Professionals BPF Finland ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenyystietojen sekä jäsenistön kykypankin ylläpito (ns. talent pool). Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, yhteysvaatimukseen sekä Board Professionals BPF Finland ry:n oikeutettuun etuun.

Rekisteröitävät tiedot

Henkilörekisteriin merkitään seuraavat tiedot:

  • Jäsenen nimi
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • Koulutus
  • Nykyinen työnantaja ja työtehtävä
  • Kuvaus aiemmista työpaikoista ja toimialoista
  • Curriculum Vitae
  • Erityisosaamisalueet
  • Edustustehtävät (mm. hallituksen jäsenyydet)
  • Jäsenyystiedot: jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenmaksutiedot ja muut mahdolliset yhteydenotot yhdistykselle

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja hankitaan säännönmukaisesti vain yhdistyksen jäseneltä itseltään.

Henkilötietojen luovuttaminen ja poistaminen

Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä seuraavissa tapauksissa:

  • Yhdistyksen internetsivujen kautta jäsenen tiedot ovat kenelle tahansa ulkopuoliselle nähtävissä. Jäsen voi itse määritellä julkisesti nähtävillä olevat tiedot (kuitenkin vähintään nimi).
  • Jäsensivuston kautta jäsenen itse määrittelemät profiilitiedot näkyvät muille yhdistyksen jäsenille.
  • Jäsentapahtumien järjestämisen yhteydessä järjestäjätaholle ja osallistujille luovutetaan kaikkien tapahtumaan osallistuvien jäsenten nimet ja yhteystiedot.
  • Tietoja voidaan luovuttaa myös muille kolmansille tahoille (esimerkiksi headhuntereille), joiden katsotaan tukevan/edesauttavan yhdistyksen toimintaa.
  • Yhdistys luovuttaa henkilötietoja kirjanpito- ja tilitoimistolle jäsenmaksujen laskuttamiseen ja maksamiseen sekä ylläpitoon liittyen.
  • Yhdistys voi myös käyttää muita ulkoisia palveluntarjoajia toimintojensa ylläpitämiseksi ja luovuttaa tietoja näille tahoille .
  • Tietoja voidaan myös luovuttaa lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti. Tiedot säilytetään Euroopan unionin tai talousalueella.
  • Henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä, kun jäsenyys on päättynyt, ellei tietojen tai osan niistä säilyttäminen ole yhteysvaatimuksen tai yhdistyksen oikeutetun edun kannalta sallittua.
  • Muutoin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta taikka myydä eteenpäin.

Rekisterin suojaus

Fyysisessä muodossa oleva aineisto

Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään jäsenasioista vastaavan hallituksen jäsenen toimesta.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään Board Professionals BPF Finland ry käyttämissä tietojärjestelmissä (mm. jäsensivuston palveluntarjoajan palvelimilla), joissa hyödynnetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.

Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö henkilötietolaissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.